Die wichtigsten Beteiligten an einem Bioenergiedorf sind die Einwohner. Ohne ihr Engagement und ohne ihre aktive Beteiligung lassen sich solche zukunftsweisende Projekte nicht umsetzen.

Um Akzeptanz in solchen Planungen zu schaffen, ist es wichtig, möglichst viele Dorfbewohner für die Mitarbeit und den Anschluss an gemeinschaftliche Energieerzeugungsanlagen zu gewinnen. In zahlreichen Dorfversammlungen wurde das Grobkonzept für die zukünftige Energieversorgung durch die Projektinitiatoren vorgestellt und diskutiert. Um eine möglichst frühzeitige Planungsbeteiligung der Bewohner vor Ort zu erreichen, wurden Planungsgruppen im Dorf gebildet, die sich mit unterschiedlichen Themen wie der Verlegung des Nahwärmenetzes, der zukünftigen Organisation der Betreibergesellschaft (Rechtsform, Einlagen etc.), dem Standort des Heizwerks, der Holzbeschaffung und -lagerung u.v.m. befassten. Auch Fragen wie die Vorbereitung von Feierlichkeiten (z.B. für die Einweihung der Energieanlage im Dorf und das alle zwei Jahre stattfindende Bioenergiedorffest) sind von entscheidender Bedeutung und wurden gemeinschaftlich besprochen und geklärt.

Die Arbeitsgruppen wurden neben den beiden Mitarbeitern der Energievision Frankenwald, Wolfgang Degelmann und Matthias Böhm durch externe Experten unterstützt (Rechtsanwälte, Steuerberater, usw.). Für die technischen Detailplanungen wurden zwei erfahrene Ingenieurbüros beauftragt.

Die zentrale Planungsgruppe hat sich in zahlreichen Sitzungen das für Effelter passende Konzept erarbeitet, Wärme- und Holzlieferungsverträge auf die Bedürfnisse ihrer Dorfheizung abgestimmt, Nachbarn informiert und den Prozess hin zum Bioenergiedorf über zweieinhalb Jahre erfolgreich geführt. Zudem wurden verschiedene Konzepte zur Finanzierung der unterschiedlichen Anlagen erarbeitet.

Auch heute noch, nachdem die Hauptbestandteile umgesetzt sind, geht die Ideenentwicklung und Umsetzung in der Planungsgruppe weiter. So ist z.Z. ein größeres Hackschnitzellager in Planung oder die Ausarbeitung eines Konzeptes, wie man Schülern aus der Region und darüber hinaus mit dem Bioenergiedorfkonzept vertraut machen kann.